Boszkowo - Letnisko, ul. Dworcowa 15
+48 65 537 11 00
recepcja@hotelsulkowski.pl

Jak dobrze zorganizować konferencje ?

Home > news > konferencje > Jak dobrze zorganizować konferencje ?

Jak dobrze zorganizować konferencje ?

Konferencje stają się coraz popularniejszymi wydarzeniami nie tylko w świecie naukowym, ale i biznesowym. Aby konferencja odniosła sukces, musi być dobrze zorganizowana. I tutaj powstaje pytanie – organizować ją samodzielnie, czy zlecić to profesjonalnej firmie?

konferencje organizacjaDużo zależy od tego, czy posiadamy pracowników, którzy znają się na organizacji konferencji. Jeśli nie, lepiej nie ryzykować i zlecić przygotowanie wydarzenia profesjonalistom. Dlaczego? Przede wszystkim, dlatego że do minimum zostanie zredukowane ryzyko popełnienia błędu. Konferencja przebiegnie bez zakłóceń, a ciekawe pomysły na miejsce i przebieg wydarzenia wyróżnią je na tle innych.

Jak dobrze zorganizować konferencje, od czego zależy sukces?

Tak naprawdę konferencja to duże przedsięwzięcie i jego organizacja to wyzwanie. Dlatego w czasie przygotowań jednocześnie pod kontrolą musimy mieć wiele aspektów.

Co jest najistotniejsze?
Oto podstawowe kwestie:

tematyka i cel spotkania

konferencja - jak dobrze zorganizować konferencje pomysłobok wysokości budżetu to właśnie te czynniki mają największy wpływ na dalsze czynności przygotowawcze – termin konferencji, miejsce, w jakim zostanie zorganizowana, czy też kwestia tego, jakich specjalistów uda nam się zaprosić na konferencję. Ważne jest, aby tematykę wydarzenia określić minimum pół roku przed planowanym terminem spotkania, gdyż jest to optymalny okres potrzebny na zorganizowanie konferencji na wysokim poziomie. Jest to też odpowiedni czas, żeby zaprosić prestiżowych gości i na wprowadzenie ewentualnych zmian w programie.

budżet – kiedy mamy już wstępne ustalenia, co do planów organizacyjnych, możemy skupić się na budżecie. Dokładne oszacowanie pozwoli na weryfikację planów. Budżet musi uwzględniać koszty stałe i zmienne, ale i planowane przychody z konferencji. Warto ograniczyć koszty stałe np. poprzez znalezienie sponsorów i zwiększenie liczby miejsc dla uczestników konferencji.

prelegenci i uczestnicy

konferencje - jak dobrze zorganizowac konferencje ludzieczyli odpowiedni ludzie w odpowiednim miejscu(o miejscu za chwilę)lista prelegentów i uczestników powinna być zamknięta co najmniej na miesiąc przed planowaną konferencją. Jest to ważne ze względu na organizację noclegu. Zawsze warto zarezerwować kilka miejsc więcej, gdyby w ostatniej chwili zmienił się plan poszczególnych paneli konferencji.

Gdzie zorganizować konferencję?

organizacja konferencji - jak dobrze zorganizowac konferencje miejsceKonferencje organizowane są z reguły w przystosowanych do tego pomieszczeniach, przy nowoczesnych budynkach – np. w takich, których organizuje się targi branżowe. Jednak, aby zaciekawić potencjalnych uczestników konferencji warto pokusić się o nietypowe miejsce dla organizacji spotkania – może to być np. sala w zamku, jedno z pomieszczeń na statku rejsowym czy też wydzielone pomieszczenie w galerii sztuki.

Jedno o czym musimy pamiętać decydując się na taki krok to odpowiedni osprzęt. Sala musi być wyposażona:
sprzęt nagłaśniający,
rzutniki,
multimedia,
i inne urządzenia ułatwiające wygłoszenie prelekcji.
Musi być klimatyzowana i na tyle duża, by swobodnie zmieścili się w niej wszyscy uczestnicy.

Promocja konferencji

konferencje - jak dobrze zorganizować konferencje promocjaAby konferencja odniosła sukces trzeba ją dobrze wypromować. Obok afiszy reklamowych oraz spotów w radio czy telewizji najlepiej sprawdzi się umieszczenie informacji na branżowych portalach. Dobrze jest też utworzyć stronę dla wydarzenia, na której będą umieszczanie informacje dotyczące bieżących zmian w planie konferencji, a także praktyczne wiadomości dla uczestników – gdzie będzie zakwaterowanie, jak dotrzeć do miejsca spotkania, a także czy organizatorzy przewidują dodatkowe wydarzenia towarzyszące np. kolację integracyjną.

Co jeszcze?

Jeśli chcemy, aby uczestnicy konferencji w przyszłości również zdecydowali się na udział w organizowanym przez nas przedsięwzięciu musimy zadbać o szczegóły. Warto wyznaczyć wolontariuszy, którzy będą opiekowali się grupami uczestników – organizowali im przyjazd do hoteli i miejsca konferencji. Każdy uczestnik powinien dostać materiały informacyjne oraz gadżety reklamowe od sponsorów. Na koniec dobrze jest też udostępnić ankietę dla uczestników, która w przyszłości pozwoli na wprowadzenie zmian usprawniających organizację spotkania.

Jak dobrze zorganizować konferencje – włącz się do dyskusji

Data przyjazdu
Pokoje
Data wyjazdu
Adults
Dzieci
pliki cookie informacje