Boszkowo - Letnisko, ul. Dworcowa 15
+48 65 537 11 00
recepcja@hotelsulkowski.pl

Konferencja

Home > news > konferencje > Konferencja

Konferencja – wiele tematów, z którymi spotykamy się w naszym codziennym życiu, wymaga rzetelnego i dokładnego omówienia, dzięki czemu moglibyśmy poznać ich istotę, a także wpływ, jaki wywierają na otaczający nas świat.

czym jest konferencja
Przeprowadzenie merytorycznej debaty nad niektórymi z nich stanowi wręcz nasz społeczny i obywatelski obowiązek. Do jego spełnienia idealnie nadaje się, rzecz jasna, konferencja, która może przybrać mnóstwo form.

Konferencja – o czym mowa – definicja, rodzaje?

Według powszechnie panującej definicji słownikowej, konferencja

„jest spotkaniem przedstawicieli instytucji lub organizacji w celu omówienia określonych zagadnień. Wielu uznałoby to konkretne i niezwykle zwięzłe zdanie za wystarczające i trafiające w clue problemu, w samo „sedno tarczy”.
http://pl.wikipedia.org/wiki/Konferencja

Niestety jest ona zbyt ogólnikowa. Definicja konferencji jest bowiem rozbudowana i dotyka kilku istotnych kwestii.


Pierwszą z nich jest jej zasięg. Kiedy bowiem o tego rodzaju spotkaniu możemy powiedzieć, że ma wymiar międzynarodowy? Zapewniam, że wprowadzenie kilku obcobrzmiących zwrotów w planie konferencji i szwedzki stół nie wystarczą. Kluczową rolę odgrywają bowiem prelegenci. Jeżeli przynajmniej 1/3 z nich reprezentuje zagraniczne instytucje, śmiało możemy nadać naszej debacie wymiaru ponadkrajowego.

Kolejny element naszej definicji związany jest z celem samej konferencji. Jeżeli bowiem organizujemy ją jedynie po to, aby oznajmić światu suche informacje na określony temat, osiągnie miano prasowej, gdy natomiast cel jest polityczny, taka też będzie nasza konferencja. Jej rodzajów jest oczywiście więcej, a szczególnie ciekawą konstrukcją wyróżnia się konferencja naukowa.

Naukowe dywagacje – konferencja naukowa

Przede wszystkim dlatego, że posiada ściśle sprecyzowany cel, jakim jest omówienie konkretnego obszaru nauki oraz podzielenie się wynikami różnorakich badań, przeprowadzanych w ostatnim okresie. Śmiało można powiedzieć, że jest ona prawdziwą kwintesencją spotkania konferencyjnego. Zawsze bowiem oscyluje wokół tematu społecznie ważnego, którego omówienie wydaje się być niezbędne, nie tylko z naukowego punktu widzenia.


Rzecz jasna nie wszystkie konferencje naukowe są pasjonujące dla postronnego obserwatora. Wiele z nich zapewne zyskałaby miano nudnawych/hermetycznych, w żadnym jednak stopniu nie umniejsza to ich wagi.

Kluczowym elementem konferencji naukowej, jak i każdej innej, są odpowiednio przygotowane sesje wykładowe, w ramach których prelegenci często posługują się narzędziami multimedialnymi.

Mają one przykuć uwagę słuchaczy i stanowić swoisty fundament pod rozmowę. Na ich podstawie, a także w ramach wygłoszonego przemówienia, przeprowadzona zostaje debata, nad przebiegiem której czuwa moderator. To właśnie swobodna, niczym nieskrępowana dyskusja jest prawdziwą wartością konferencji. Gdy jej zabraknie, śmiało możemy uznać, że spotkanie po prostu się nie udało.

Po co organizuje się konferencje?

Właśnie – wciąż jeszcze nierozwikłane zostaje pytanie, po co organizuje się konferencje. Rzecz jasna obowiązek odpowiedzi należy w głównej mierze do ich organizatorów, jednak dość łatwo można dojść do wniosku, że jej głównym celem jest dokładne przeanalizowanie wszystkich kwestii związanych z postawionym tematem, a także zainteresowanie nim zaproszonych gości.

W przypadku konferencji biznesowej celem dodatkowym może być usprawnienie działania rynku, optymalizacji działań i organizacji, natomiast w ramach tak zwanych spotkań interwencyjnych kluczowe będzie uruchomienie pożądanych procesów.

Przedsięwzięcia konferencyjne przygotowywane są często także po to, aby podbudować morale zespołu pracowników czy chociażby zintegrować obcych sobie ludzi.

Czy można zmierzyć konferencję

Tym samym przechodzimy do sprawy związanej ze skutkami, jakie powinna wywrzeć konferencja. Oczywiście wiele będzie zależało od jej tematyki. W przypadku wspomnianej już konferencji naukowej niezwykle trudno będzie zmierzyć końcowy skutek. Możemy jedynie przeprowadzić tak zwane badanie „follow up”, które przyjmie formę ankiety telefonicznej bądź papierowej, rozdawanej po zakończeniu spotkania. W ten sposób dowiemy się między innymi, jak nasi goście oceniają przygotowane przez nas przedsięwzięcie. Zdecydowanie łatwiej będzie określić efekt konferencji biznesowej bądź produktowej, mającej za zadanie na przykład wypromować usługę lub produkt. W tym przypadku implikacją spotkania będą słupki sprzedażowe i podpisane kontrakty z kontrahentami.

Organizacja konferencji od A do Z

Skoro więc już wiemy, z czym związane jest zagadnienie konferencji, warto dowiedzieć się, jak powinien wyglądać jej szczegółowy plan. Dzięki niemu wszystko powinno przebiec po naszej myśli, nasze głowy zaś nie będą narażone na gromy ciskane przez niezadowolonych uczestników.


Kwestią podstawową jest więc dokładne przemyślenie koncepcji przedsięwzięcia. Musimy znać odpowiedzi na pytania: Co? Jak? Gdzie? Kiedy? W jakim celu? Dla kogo? Są to kluczowe kwestie techniczne, które muszą zostać przez nas spełnione. Niezwykle ważny wydaje się być także profil uczestników i zaproszonych gości. Musimy wiedzieć, do kogo chcemy naszą konferencję skierować. Jej tematyka określi natomiast, jakich będziemy potrzebowali prelegentów.

Kolejnym krokiem będzie sporządzenie dokładnego harmonogramu prac, jakie powinniśmy wykonać. Zawrzemy w nim limity czasowe, a także wszelkie sprawy organizacyjne. Wraz z nim należy sporządzić także kosztorys.

Bardzo ważne jest również to, aby odpowiednio wcześnie zorganizować miejsce spotkania. Wybrane przez nas centrum konferencyjne musi być przestronne oraz funkcjonalne. Powinno zawierać również podstawowe wyposażenie, czyli sprzęt audiowizualny, krzesła i stoły. Nie możemy zapomnieć również o zaangażowaniu podwykonawców. Mowa tu o tłumaczach, hostessach czy też o osobach zapewniających catering. Niezwykle ważne są również wszelkie kwestie marketingowe. Mniej więcej 2 miesiące przed konferencją warto jeszcze sprawdzić i zaktualizować listę gości i prelegentów. Po zakończeniu spotkania powinniśmy także zasięgnąć języka, czy spotkanie spodobało się gościom.

W ten sposób zorganizowana konferencja, niezależnie od tego, jakiego tematu będzie dotykać, na pewno zakończy się sukcesem.

Konferencja w centrum konferencyjnym Hotelu Sułkowski: http://www.hotelsulkowski.pl/konferencje

Rezerwacja pokoi.
Data przyjazdu
Pokoje
Data wyjazdu
Adults
Dzieci
pliki cookie informacje